SAF – T este un concept anglo-saxon și are semnificația de Standard Audit File for Tax.
Este vorba, în esență, de un instrument informatic introdus în 2005 de către OCDE cu scopul de a oferi organelor de administrație financiară și de audit din fiecare țară elemente care să depășească informatiile regăsite în declarațiile fiscale obișnuite depuse.
În toți acești ani, începând cu 2005, a existat o succesiune de schimbări și amânări continue din partea statelor individuale care au decis să utilizeze acest instrument.
De fapt, doar nouă țări folosesc SAF-T în prezent: Portugalia, Luxemburg, Franța, Austria, Polonia, Lituania, Norvegia, România, Ungaria.
România a introdus acest instrument începând cu data de 01/01/2022.
SAF – T: Urmărește video-ul de aprofundare susținut de Dl. Claudio Pucci
Adevărata dificultate a acestui instrument, care în sine ar putea avea sens, este că fiecare țară este liberă să stabilească secvența de date care trebuie solicitate în legătură cu trasamentele informatice și, prin urmare, este clar că, în final, fișierele pregătite de către trasamentul autorizat de fiecare țară vor fi greu de comparat cu cele din alte țări.
Contradicția în utilizarea acestui instrument constă în faptul că acesta a fost menit să elimine anumite declarații care, în esență, raportează aceleași date, de exemplu, declarația anuală de TVA care înseamnă o simplă dublare a obligațiilor declarative.
Prin urmare, nu putem decât să criticăm această cerință suplimentară, această „povară” pentru întreprinderi, care nu numai că vor trebui să își organizeze contabilitatea într-un mod evident diferit, cu o mai mare atenție la planul de conturi naționale, dar vor trebui, de asemenea, să investească, să cheltuiască bani, pentru a-și adapta instrumentele informatice.
Întrebarea care se pune în mod spontan e dacă este cu adevărat necesar să dotăm țările care ar putea avea deja dificultăți în implementarea unor sisteme de control eficiente cu instrumentele deja disponibile și dacă are sens să le echipăm cu instrumente și mai sofisticate. În esență, oferim un Ferrari unor oameni care abia pot conduce un Fiat 500.
Declarația care va centraliza dosarele SAF-T în România a fost denumită D406.
Declarația se va depune exclusiv în format electronic și cu termene limită diferite, lunar sau trimestrial, în funcție de contribuabilul care are această obligație, cu termen de comunicare după depunerea declarației periodice și în termen de 30 de zile de la aceasta.
Este adevărat că au fost acordate așa-numitele perioade de grație, ceea ce înseamnă că orice întârzieri în primele luni de aplicare a acestei legislații nu vor face obiectul unor sancțiuni.
Depunerea acestui formular D406 cu fișierele atașate a devenit obligatorie începând cu data de 01/01/2022 pentru toți acei contribuabili care sunt considerați de către ANAF România ca fiind mari contribuabili și pentru care există deja o listă și, prin urmare, sunt deja identificați.
Contribuabilii care sunt clasificați în schimb ca fiind contribuabili mijlocii la 31/12/2021, vor avea obligația de a depune D406 incepând cu 01/01/2023 ca si dată de referință.
Pentru contribuabilii care sunt clasificați ca și mici contribuabili la 31/12/2021, obligația de a depune declarația cu fișierele atașate îva prodice efecte de la 01/01/2025.
Pentru toți acei contribuabili noi înregistrați după data de referință, declarația e obligatorie de la data înregistrării efective, iar prima depunere va avea loc în ultima zi a lunii următoare perioadei de referință.
Cine este obligat să se conformeze acestor obligații? Practic toată lumea sau aproape toată lumea, începând cu toate tipurile de societăți, până la organizații, inclusiv organizații publice, persoane juridice străine și asociații cu sau fără scop patrimonial. În cele din urmă, e mai simplu să spunem cine este exclus, și anume: persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale, persoanele care desfășoară activități cu scop lucrativ, asociațiile familiale, cabinetele profesionale de avocatură cu răspundere limitată, asociațiile de notari și cabinetele profesionale de practicieni în insolvență. Aceasta este lista celor care nu sunt obligați să depună această declarație.
Formularul de declarație este împărțit în secțiuni: există practic 4 secțiuni în formular: A, B, C și D, cuprinzând semnătura și numărul de identificare.
În ceea ce privește secțiunea A, adică secțiunea antet, aceasta conține informații generale despre fișier, inclusiv numele programului informatic din care este extras acest fișier și numele societății care prezintă modelul SAF-T.
A doua secțiune conține toate datele referitoare la fișierele solicitate, începând cu fișierul de bază pentru datele care sunt preluate direct din registrele de TVA și, mai precis facturile de achiziție și facturile emise, produsele, stocurile și activele. În această secțiune principală există apoi subsecțiuni: există o secțiune de conturi de jurnal care conține toate informațiile despre conturile care au ca rezultat înregistrările din registrul – jurnal. Există conturi analitice utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor în cadrul sistemului contabil, conform planului de conturi utilizat în România. Practic, avem toate informațiile analitice privind soldurile, atât cele de debit, cât și cele de credit. Există un fișier care conține toate informațiile de bază despre clienți și mișcările acestora, cu soldurile de deschidere și de închidere. Există un fișier pentru furnizori, care conține toate informațiile referitoare la furnizori. Găsim apoi o altă secțiune, numită „Tabel fiscal”, care conține în principiu informații specifice referitoare la contribuabil pentru a identifica toate datele legate de impozitele la care este supus. Există o subsecțiune privind unitățile de măsură, în care practic toate stocurile sunt convertite în unitățile de măsură care sunt deja incluse în tabelul SAF-T. Există o subsecțiune a tabelului care conține fișierele detaliate ale structurii centrelor de cost utilizate de contribuabilul care prezintă declarația. Există un fișier referitor la mișcările de stocuri care, fiind parte integrantă a schemei SAF-T, va conține toate mișcările de intrare și ieșire din stocuri. Există o subsecțiune dedicată produselor, în care sunt extrase toate produsele de bunuri sau servicii, cu codul produsului, descrierea, unitatea de măsură, clasificarea tarifară și metoda de evaluare. Apoi, avem și stocul fizic, care conține detaliile stocurilor: identificatorul depozitului în care sunt păstrate bunurile, codul de identificare al produselor, clasificarea tarifară și detaliile la începutul și la sfârșitul perioadei de referință, cu valoarea corespunzătoare. Există apoi o subsecțiune în care sunt identificați proprietarii acțiunilor, iar în final dosarul principal se încheie cu o subsecțiune referitoare la active. Mai precis activele, cu identificarea activului, contul analitic în care este înregistrat activul, descrierea, furnizorul și data achiziției, evaluarea și toate acele date care sunt în cele din urmă tipice activelor amortizabile, inclusiv metoda de amortizare și valorile amortizării efectuate în perioadele individuale.
După secțiunea MASTER găsim secțiunea referitoare la înregistrările în jurnal, deci un fișier care va conține exclusiv toate mișcările de contabile, toate înregistrările în conturile care se află în „registrul jurnal”.
Prin urmare, ne gândim deja la cât de mare va fi pentru unele companii cantitatea de date care trebuie atașate. E știut că D406 nu poate conține mai mult de un anumit număr de Kbites, ceea ce înseamnă că, în multe companii, vor trebui transmise mai multe declarații fracționate, „mărunțite” în mai multe fișiere. Imaginați-vă, așadar, efortul și timpul necesar pentru această activitate.
Ultima secțiune se referă la sursa documentelor și conține toate informațiile referitoare la documentele de origine, cum ar fi facturile de vânzare și de cumpărare, plățile, documentele pentru mișcările de stocuri, documentele pentru tranzacțiile cu mărfuri. Această secțiune are la rândul ei sub-secțiuni care sunt: facturi de vânzare, cu informații despre toate facturile de vânzare în caracterul lor analitic, adică numele clientului, totalul facturilor, informații despre client, data, termenul de plată, numarul de linii ale fiecărei facturi în parte și așa mai departe. Apoi avem subsecțiunea facturi de achiziție, care conține aceleași informații pentru toate facturile de achiziție și, prin urmare, pentru furnizori. Avem o subsecțiune pentru plăți în care sunt introduse toate detaliile de plată cu identificativele de tranzacție. Avem subsecțiunea pentru circulația mărfurilor și, prin urmare, mișcarea care a fost efectuată în depozitul de mărfuri în fiecare perioadă individuală, cu toate datele referitoare la codificarea mișcărilor, documentul de referință și așa mai departe. Tranzacțiile activelor reprezintă apoi ultima subsecțiune a părții documentare, toate informațiile referitoare la active, adică bunurile din active, instrumentale și non-instrumentale, cu descrierea, furnizorul, costul de achiziție, valoarea contabilă a tranzacției și așa mai departe.
Ajunși la acest punct ne întrebăm, până la urmă, dacă acest instrument va fi util, dar vrem să mergem și mai departe și să ne întrebăm ce calitate a datelor vor ieși din analiza administrației financiare, pentru că, sincer, vedem o mare dificultate în extrapolarea unor date care să fie complet credibile, în sensul că ne întrebăm dacă nu cumva, din întâmplare, pot ieși elemente denaturate care să declanșeze activități de inspecție atunci când nu există niciun motiv.
Din fericire, se pare că, cel puțin în această primă fază, ANAF-ul românesc nu va cere toate aceste elemente în cadrul D406, ci unele vor fi cerute doar în cazul unei inspecții, pentru a putea verifica din timp datele utile.
Am putea spune că SAF-T este o „carte a viselor”, doar că nu transformă visele în realitate, ci, dimpotrivă, creează coșmaruri pentru antreprenori și pentru acele persoane care, dedicate administrării companiilor, se vor confrunta cu dificultăți enorme și cu costuri considerabile.
Vă stăm la dispoziție pentru orice informație de care aveți nevoie pentru a finaliza această sarcină uriașă.