Procedura de transmitere a facturilor in sistemul e-Factura

Incepand cu 01.01.2024, persoanele impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia B2B au obligatia sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura.

Pentru utilizarea sistemului e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in SPV in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit (conform OPANAF 1.090/2022).

In acest sens, recomandam ca societatea sa achizitioneze un certificat digital (Certsign, Digisign etc.) si sa solicite inrolarea in SPV ca reprezentant legal.

Dupa achizitionarea certificatului digital, procedura e urmatoarea:

1. Se emite factura in aplicatia de facturare (Smartbill, Saga, FGO etc.) si se descarca formatul XML al acesteia (unele programe de contabilitate/de facturare ofera acest serviciu gratuit);
2. In SPV, se acceseaza rubrica “Factura electronica”, submeniul “Trimitere factura” din partea dreapta-sus a meniului si se incarca fisierul XML al facturii pe care doriti sa o trimiteti (veti primi mesaj pe acea pagina ca fisierul a fost trimis si ca puteti verifica starea acestuia dupa un numar de identificare primit);
3. In SPV, se acceseaza rubrica “Factura electronica”, submeniul “Raspunsuri factura”, unde pot fi observate si eventualele erori la inregistrarea fisierului XML (de exemplu: lipsa CIF client, facturile nu contin RO la furnizor sau client, unitati de masura care nu corespund celor din procedurile tehnice ANAF, lipseste motivul pentru scutirea de TVA etc).
4. Daca nu sunt nereguli, se descarca sigiliul electronic si se arhiveaza in maximum 60 de zile de la data depunerii. Fisierul XML sigilat electronic poate fi apoi convertit in PDF pentru a putea fi vizualizat in mod corespunzator.

Biroul rămâne disponibil pentru serviciul de facturare electronică în limitele stabilite de lege.