L’obbligo di presentare la dichiarazione del titolare effettivo continua a sollevare una serie di interrogativi per società, associazioni e fondazioni (ONG) interessate, anche se sono trascorsi quasi due anni dalla sua introduzione.
Considerando che dal 30/04 ritorna l’obbligo del deposito delle dichiarazioni annuali, rilasciate 15 giorni dopo l’approvazione del bilancio, si rende necessario rivedere gli aspetti più importanti riguardanti i titolari effettivi.
La Legge n. 129/2019 per la prevenzione e il contrasto del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo contiene, all’articolo 4, un ampio elenco di quali persone e tipi di entità possono essere considerate come titolari effettivi, a seconda della categoria di entità a cui ci si riferisce quando si cerca di rispondere a questa domanda. Ad esempio, in una società possono esserci una, due o più persone fisiche che hanno il controllo finale dell’attività: „La partecipazione al 25% più una quota o la partecipazione al capitale di una società in una percentuale superiore al 25% da parte di una persona fisica è indice di esercizio diretto del diritto di proprietà”. I titolari effettivi possono essere l’amministratore dell’azienda, i membri del consiglio di amministrazione / supervisori, amministratori, ecc. ma possono essere anche persone fisiche che detengono il controllo tramite altre società che hanno quote di quella in oggetto..
- Quasi tutte le società o ONG costituite nel 2021 devono depositare la dichiarazione presso lo sportello di competenza del registro del commercio. Società e ONG devono presentare la dichiarazione del titolare effettivo al momento della costituzione, insieme agli altri documenti previsti. Sebbene lo scorso anno sia stato stabilito che le società (e le associazioni e fondazioni) composte esclusivamente da persone fisiche non devono più presentarla, la Legge n. 101/2021, in vigore dal 30 aprile, ha reinserito tale l’obbligo.
- La dichiarazione viene depositata ogni anno. A partire dal 30 aprile, la Legge antiriciclaggio (Legge 129/2019) prevede nuovamente l’obbligo di presentazione della dichiarazione annuale, entro 15 giorni dall’approvazione del bilancio dell’esercizio precedente.
Abbiamo quindi tre casi in cui si deve presentare la dichiarazione:
- al momento dell’iscrizione di una società al Registro delle Imprese;
- annualmente, entro 15 giorni dall’approvazione del bilancio dell’esercizio precedente;
- ogni volta che ci sono modifiche riguardanti i titolari effettivi, entro 15 giorni dalla data delle modifiche.
- Resta sempre posticipata la scadenza per la presentazione della dichiarazione per le società già esistenti al momento dell’introduzione dell’obbligo (21 luglio 2019). Nello specifico, le società già esistenti alla data del 21 luglio 2019 (data in cui è stato introdotto l’obbligo di presentare la dichiarazione sul titolare effettivo, ai sensi della Legge 129/2019), non sono tenute a presentare il documento neanche adesso. La scadenza iniziale di 12 mesi dal momento in cui è stata introdotta la misura è stata rinviata e, con la pandemia, in questo momento non si sa quando dovrà essere presentata la dichiarazione dato che la OUG no. 191/2020 prevede che il documento dovrà essere presentato entro 90 giorni dalla fine dello stato di allerta. Visto il fatto che la dichiarazione annuale è stata rintrodotta, rimane l’incertezza: la scadenza è stata prorogata anche per le dichiarazioni annuali di quest’anno? O le aziende devono depositarle adesso, a maggio, considerata la scadenza per il bilancio – 31 maggio? Il registro del Commercio non ha risposto ancora ai vari quesiti inoltrati su questo tema.
- Le ONG sono temporaneamente esenti dall’obbligo di presentare la dichiarazione quando cambiano i dati di identificazione del titolare effettivo. Per le aziende invece questo obbligo rimane.
- Le dichiarazioni relative al titolare effettivo, per le società esistenti al 21 luglio 2019, possono essere presentate anche in formato elettronico, almeno fino alla scadenza. Le dichiarazioni possono anche essere spedite tramite corriere o posta. Inoltre, le aziende possono contattare il registro delle imprese online o per posta, fino a metà agosto 2021. Le dichiarazioni possono essere presentate come documenti sotto firma privata, consegnate davanti al rappresentante dell’ufficio del registro di commercio personalmente o tramite rappresentante (in questo caso con data certa, rilasciata da notaio o certificata da un avvocato) ma anche elettronicamente firmate con firma elettronica. Per il deposito telematico, il registro delle Imprese deve ancora venire con ulteriori chiarimenti.
- Cosa succede se gli stessi titolari si rifiutano di fornire informazioni ad aziende o ONG affinché possano adempiere ai loro obblighi? Ci possono essere situazioni in cui le aziende o le ONG non possono adempiere ai propri obblighi ai fini antiriciclaggio perché i veri titolari si rifiutano di fornire loro informazioni sufficienti. In tali situazioni, rischiano multe da 25.000 lei fino a 150.000 lei, se sono individui. Nel caso delle società la sanzione è la stessa, ma rispetto alla quale i limiti massimi sono aumentati fino al 10% del totale dei ricavi relativi al periodo fiscale concluso, antecedente alla data di redazione della relazione di modifica.
- Gli obblighi di dichiarazione del titolare effettivo si applicano anche alle società estere. Si tratta, più precisamente, di società straniere che hanno partecipazioni in società rumene. Pertanto, gli obblighi si applicano indipendentemente dalla nazionalità della società che controlla un’entità rumena.